بزرگنمایی:

به نقل از صبح ملت: کتاب مدیریت نرم، ریاست آسان نوشته علیرضا رشنو کتابی است مختص مدیران پایه در ادارات ایران. این کتابِ تالیفی، نتیجه 12 سال ریاست نویسنده در یکی از ادارات کشور می باشد، کتاب مذکور در پنج فصل شکل گیری شخصیت رئیس اداره و بهترین نکات برای ریاست درست و آسان در یک اداره را در قالب عناوین عینی و ذکر داستان واقعی و نتیجه گیری بیان می کند. آنچه در ادامه آورده می شود یکی از عناوین این کتاب است:

روابط عمومی قدرتمند

بعضی از اداره‌های دولتی در شهرستان امکانات ضعیفی دارند، اما طرز عمل رئیس اداره باعث می‌شود بدون هزینه امکانات بسیاری جذب کرده و بدون وابستگی کلی به اداره کل، اداره شهرستان به‌خوبی و با کمترین هزینه کنترل شود. شرایط ایجادشده در این اداره برمی‌گردد به روابط عمومی رئیس اداره. منظور من از روابط عمومی در اینجا تعریف خاص از روابط عمومی اداره و صرفاً وظایفی که دارنده ی این پست در خصوص انجام وظایف خود یعنی پاسخگویی به سؤالات، انجام مصاحبه و تبلیغات دارد نیست. در این متن تعریف روابط عمومی یعنی ایجاد ارتباط و قوی کردن دایره ی دوستی از سوی رئیس اداره با روسای اداره‌های شهرستان، ایجاد زمینه ی شناخت امکانات اداره‌های دیگر، طرح‌ریزی و بهره‌برداری از امکانات اداره‌ی توانمند به نفع ادارهی خود و درنهایت رفع مشکلات اداره با استفاده از امکانات اداره‌های دیگر شهرستان است. درصورتی‌که رئیس یک اداره روابط عمومی خوبی داشته باشد یعنی دوستی او با روسای اداره‌های دیگر به صورتی باشد که بتواند مشکلات پیش‌آمده مثل پرداخت نشدن قبوض آب، برق، تلفن و اخطاریه ی قطع را بدون نامه و صرفاً به‌صورت تلفنی به تعویق بی اندازد. تعمیر بعضی دستگاه‌ها مثل رایانه، فن‌های خنک‌کننده، دیزل ژنراتور، بعضی خودروهای خاص و ... را با استفاده از اداره‌های دیگر و بدون صرف هزینه به انجام رساند، رفع شکستگی لولهی آب ورودی اداره، تعویض کابل برق به علت دزدیده شدن آن و اموری از این قبیل را بدون هزینهی بالا و صرفاً به‌واسطهی رفاقت با رئیس ادارهی مربوطه حل کند. همچنین پیگیری و نقد کردن مطالبات اداره از اداره‌های دیگر، سامان دادن به وظایف موازی اداره با اداره‌های دیگر مثلاً آنجا که قسمتی از وظیفهی شهرداری با سازمان ثبت‌اسناد در هم گره می‌خورد یا آنجا که وظایف محیط‌زیست با منابع طبیعی در هم می‌آمیزد همه و همه برمی‌گردد به روابط عمومی خوب رئیس اداره.

داستان:

دوستم می‌گفت: نمایندهی مالی شرکت بودم. یک روز به پایان ماه مالی شرکت مانده بود که مدیریت شرکت با من تماس گرفت و مرا موظف کرد تا پایان وقت اداری امضای رسیدهای مالی کانتینرها را از شرکت طرف حساب مان گرفته و صورت‌حساب وفرم‌های مخصوص آن‌ها را به مدیرکل تحویل دهم. نرمال انجام این کار یک هفته بود و باید دو تا سه روز قبل از انجام کار با شرکت طرف قرارداد هماهنگ می‌شد تا کارمند ما بتواند وارد شرکت شده و پیگیری‌های لازم را انجام دهد. یک روزبه پایان ماه مانده بود و پرداخت حقوق کارگران درگرو انجام این کار بود. من شخصاً سریع پرونده‌های لازم را جمع کرده و به شرکت طرف قرارداد رفتم، جلوی درب به من اجازه داخل شدن نمی‌دادند. ازیک‌طرف قبلاً با آن‌ها هماهنگ نشده بود واز طرف دیگر مدیر شرکت جلسه داشت و تا پایان وقت اداری دسترسی به او امکان‌پذیر نبود. من از طریق رفاقتی که با یکی از نگهبان‌ها داشتم توانستم وارد شرکت شوم و خود را به دفتر مدیر برسانم. منشی دفتر زیر بار نمی‌رفت در آن جلسهی مهم اوراق مالی مرا برای دریافت امضاء به مدیر خود تحویل دهد. مانده بودم چه کنم که سرایدار شرکت با سینی چایی وارد شد، او را صدا کردم و صورتش را بوسیدم، خندید و گفت باز چه از من می‌خواهی، اوراق را به او نشان دادم و گفتم چند امضاء، فقط همین. منشی دفتر گفت: این اوراق باید بررسی شود، با فرم‌ها مقایسه گردد، یک‌ساعتی کار دارد، در جلسه‌ای به این مهمی که مسئولین بالادست آمده‌اند امکان ندارد کار شما انجام شود. من رو به سرایدار کردم و گفتم آقای حسنی می‌تواند، او اوراق را از من گرفت، زیر سینی گذاشت و داخل اتاق کنفرانس شد، بعد از چند دقیقه برگشت و اوراق امضاء شده را به دستم داد و گفت: تو مرا به چه‌کارهایی مجبور می‌کنی، آن روز به‌موقع تمام‌کارهای لازم را انجام دادم و فرم‌های مربوطه را به مدیر تحویل دادم، چند روز بعد که سرایدار شرکت مربوطه را دیدم از او پرسیدم آن روز چه کردی که مدیر شرکت اوراق را امضاء کرد، سرایدار گفت جلوی مهمان‌ها چایی گذاشتم، یک چایی هم گذاشتم جلوی مدیر و گفتم: آقای مهندس کاری با من ندارید، مهندس گفت: نه ممنون، گفتم: ولی من با شما کاردارم، اوراق را گذاشتم روی میز و گفتم: مسئول مالی منتظر این چند امضای شماست، مدیر گفت: در جلسه‌ای به این مهمی؟ آیا اوراق بررسی‌شده است؟ من گفتم: نمی‌دانم ولی مسئول مالی بدجوری به این‌ها نیاز دارد، مدیر اوراق را امضاء کرد و گفت: باشد کم‌ وزیاد آن‌ها را با فاکتورهای بعدی حساب می‌کنیم و با عصبانیت به من نگاه کرد، فهمیدم که موقع فرار است اوراق را برداشته و از اتاق بیرون آمدم، می‌ترسم آخرش تو مرا از نان خوردن بیندازی.

نتیجه:

روال اداری بررسی اوراق یک هفته طول می‌کشد، اما رئیس مالی با استفاده از شگردهای خاص خود و روابط عمومی بالا، می‌تواند یک‌روزه کارهای لازم را انجام دهد و اوراق کامل شده را به دست مدیر خود برساند و جالب اینجاست که او هیچ کار غیرقانونی نیز انجام نمی‌دهد، بلکه با استفاده از روابط عمومی مسیر قانونی را کوتاه می‌کند.

خبرنگار علیرضا رشنو