بزرگنمایی:

به نقل از صبح ملت: کتاب مدیریت نرم، ریاست آسان نوشته علیرضا رشنو کتابی است مختص مدیران پایه در ادارات ایران. این کتابِ تالیفی، نتیجه 12 سال ریاست نویسنده در یکی از ادارات کشور می باشد، کتاب مذکور در پنج فصل شکل گیری شخصیت رئیس اداره و بهترین نکات برای ریاست درست و آسان در یک اداره را در قالب عناوین عینی و ذکر داستان واقعی و نتیجه گیری بیان می کند. آنچه در ادامه آورده می شود یکی از عناوین این کتاب است:

بیان

یکی از نقاط قوت هر رئیس بیان اوست. رئیس خوب رئیسی است که روی بیان خودکار کند. بیان یک رئیس باید با دیگر کارمندان تفاوت داشته باشد. او باید قاطع، کوتاه و محکم صحبت کند. سئول‌های طولانی کارمندان را با کوتاه‌ترین جمله پاسخ گوید. از بحث پرهیز کند. در مناظره دنبال توجیه عمل یا پروژه‌ای نباشد و در سخنرانی به‌گونه‌ای سخن گوید که در کارمندان ایجاد هیجان کند. اداره برای حرکت روبه‌جلو احتیاج به هیجان دارد، هیجان با بالا بردن آدرنالین خون کارکنان خستگی را از آن‌ها دور می‌کند و فعالیت آن‌ها را افزایش می‌دهد. یکی از راه‌های ایجاد هیجان استفاده از سخن‌رانی‌های مناسب است سخن‌رانی‌هایی که کوتاه و پرشور بیان‌شده و احساسات کارمندان را برمی‌انگیزد. رئیس اداره اطلاعاتی در اختیار دارد که کارمندان دیگر از آن مطلع نیستند امری که اتفاق افتاده یا در حال اجراست با دانسته‌های او تطابق دارد و درست است. پس او می‌تواند با خونسردی و آسودگی صحبت کند او هیچ‌گاه نباید در صحبت کردن عصبانی شود و پرخاش کند. نیاز نیست و نباید رئیس در هر گفتگو تمام اطلاعات خود را فاش کند. در بدترین شرایط که رئیس اداره قادر به پاسخ‌گویی نیست باید قاطع و مطمئن بیان کند که او چیزهایی می‌داند که کارمندان از آن اطلاع ندارند و بر اساس سلسله‌مراتب و طبقه‌بندی محرمانه نمی‌تواندآن‌ها را بیان کند. رئیس اداره در صحبت مستقیم با یک کارمند نباید از پایین به او نگاه کند و یا بیان خود را هم‌ردیف کارمند قرار دهد. طرز بیان، دید و برخورد رئیس اداره در صحبت مستقیم با یک کارمند از بالا به پایین است باید این موارد را رعایت کند و کلامش را آمرانه بیان کند. معنای حرف من فخرفروشی و پایین آوردن جایگاه کارمند نیست حقیقت این است که رئیس اداره برای حفظ حریم امن خود در گفتگو باید از موضع قدرت آغاز کند و با موضع قدرت تمام کند تا کارمند امکان حملهی کلامی به او را نداشته باشد و رخنه‌ای برای به خطر انداختن موقعیت او پیدا نکند. رئیس در عین مراعات انصاف هنگامی‌که می‌بیند حق با کارمند است در جایگاه قدرت با جمله‌ای کوتاه می‌گوید: این مسئله را بررسی خواهم کرد. جمله‌ای که بار خنثی دارد و فرصتی به رئیس می‌دهد که بنا بر حق به نفع یا غیر نفع کارمند عملی را انجام دهد، یادمان باشد در گفتگوی مستقیم با کارمندان آنجا که پیگیری شکایت یا احقاق حقی وجود دارد استفاده از جملاتی دارای بار منفی یا مثبت می‌تواند مشکلات زیادی در پی داشته باشد در یک بحث بین رئیس و کارمندی که تقاضای احقاق حق خود را دارد، رئیس بیان می‌کند من در این مسئله بازنگری خواهم کرد اینجا کارمند بهانه‌ای به دست می‌آورد تا حقی را که شاید ازلحاظ چارچوب اداری درست نباشد سرسختانه دنبال کند و بخواهد بازنگری انجام گیرد و به این خاطر رئیس اداره را در تنگنا قرار دهد بخصوص اگر این جمله در حضور تعدادی از کارمندان بیان‌شده باشد. رئیسی که بیان خود را قوی کرده است در حقیقت باعث تقویت جایگاه خود شده است.

داستان:

دوستم می‌گفت: به‌عنوان رئیس قسمت مالی فاکتورهای مسئول خرید اداره که اقلام موردنیاز اداره را خریده بود یا رسید نامه‌هایی را که پست کرده بود می‌گرفتم و پول او را پرداخت می‌کردم، دریکی از این موارد مسئول خرید اداره سه روز بعد پول‌هایی را که در مقابل فاکتورهایش به او داده بودم برگردانده و ادعا کرد که مبلغ این پول‌ها کمتر از ارزش واقعی فاکتورهایی است که او به من تحویل داده است، سه روز از مسئله گذشته بود من تمام سندها را ارسال کرده و هیچ مدرکی برای بررسی نداشتم، اما در ذهنم بود که درست حساب کرده و مقدار واقعی ارزش فاکتورها همین است، مسئول خرید اداره نیز مدرکی برای اثبات ادعای خود نداشت، درهرحال حق با من بود و هردوی ما این را می‌دانستیم بحث بیشتر حالت خالی نبودن عریضه را داشت در این میان به او گفتم: من مطمئنم که درست محاسبه کرده‌ام و اگر می‌خواهی قسم می‌خورم، با این حرف مسیر بحث کاملاً عوض شد و موضع قدرت من به ضعف تبدیل شد، مسئول خرید اداره که پیش‌ازاین صدایش پایین بود و می‌لرزید، صدایش را بالا برد و از من خواست که به حرف خود عمل کرده روی قرآن بنشینم و سوگند یاد کنم که پول فاکتورها را کامل به او پرداخت کرده‌ام، اینجا بود که من متوجه شدم در طرز بیان خود اشتباه کرده‌ام و خود را در تله انداخته‌ام. من باید از موضع قدرت با این مسئله برخورد می‌کردم نه از موضع ضعف. باید به مسئول خرید می‌گفتم: من هیچ‌گاه اشتباه نمی‌کنم و اگر شما خلاف این امر را بیان می‌کنید برای حرف خود دلیل بیاورید. من باید به‌گونه‌ای فشار بر او وارد می‌کردم که از پیگیری این مسئله منصرف شود یا مسئله را به‌جایی بکشانم که او در ذهنش تأیید کند که خودش اشتباه کرده و من در این مسئله بی‌گناه هستم.

نتیجه:

وقتی رئیس بیان خود را پایین می‌آورد و در حد یک کارمند قرار می‌دهد، کارمند فرصت پیدا می‌کند تا به او حمله کند و او را به چالش بکشاند، اگر این رئیس به کارمند خود می‌گفت من کارم درست است و اگر شما راست می‌گویی قسم بخور مسیر بحث کاملاً عوض می‌شد، این‌طور نیست؟