بزرگنمایی:

 کتاب مدیریت نرم، ریاست آسان نوشته علیرضا رشنو کتابی است مختص مدیران پایه در ادارات ایران. این کتابِ تالیفی، نتیجه 12 سال ریاست نویسنده در یکی از ادارات کشور می باشد، کتاب مذکور در پنج فصل شکل گیری شخصیت رئیس اداره و بهترین نکات برای ریاست درست و آسان در یک اداره را در قالب عناوین عینی و ذکر داستان واقعی و نتیجه گیری بیان می کند. آنچه در ادامه آورده می شود یکی از عناوین این کتاب است:

غیرمنتظره بودن(غیر قابل پیش بینی بودن)

این بحث را که در اینجا می‌خواهم بیان کنم شاید زیاد معقول به نظر نیاید. احتمال می‌دهم شما اکنون به این مسئله فکر می‌کنید که ازنظر روانشناسی انسان نرمال، انسانی است که در رفتار و گفتار خود ثبات داشته باشد. چراکه ارتباط با انسانی که رفتاری غیرمنتظره دارد هرگز آسان نیست و این افراد بیشتر منزوی هستند. اشتباه نکنید نباید بحث من را این‌همه پیچیده کرد و نتیجهی کارشناسی شده‌ای چنین از آن برداشت کرد. منظور من از غیرمنتظره بودن، غیر نرمال بودن یا دمدمی‌مزاجی نیست، اصلاً غیرمنتظره بودن رئیس اداره، یعنی به‌گونه‌ای عمل کردن که کارمند نتواند به‌اصطلاح رگ خواب رئیس خود را پیدا کند و بر این اساس بر او مسلط گردد. اگر شما به‌عنوان رئیس اداره به‌گونه‌ای رفتار کنید که همکاران و کارکنان اداره نتوانند شما را پیش‌بینی کنند، راه تسلط بر شما را نیز پیدا نخواهند کرد. اگر غیرمنتظره عمل کنید کارکنان اداره قدرت تجزیه‌وتحلیل رفتار شما را نخواهند داشت و این‌گونه حاشیه ی امنی در اطراف خود ایجاد خواهید کرد تا در این حاشیه ی امن و دور از فشار و استرس همکاران، بتوانید به‌راحتی به امور اداره خود رسیدگی کنید. برای این منظور رفتاری را پیش بگیرید که مخصوص به خودتان باشد از کسی الگوبرداری نکنید. اگر اداره ی شما تنها وقت اداری باز است گاهی اوقات نه به‌صورت مرتب بلکه بیشتر تصادفی از قسمت‌های مختلف اداره بازدید کنید و در این بازدیدها بیشتر سعی بر رفع مشکلات داشته باشید تا برخورد باهمکاران به خاطر مسائل کوچک. نامرتب بودن بایگانی، تمیز نبودن راه رو، ناقص بودن یک پرونده و بسیاری مسائل دیگر همیشه وجود دارد و در تمام اداره تکرار می‌شود. شما در بازدیدهای سرزده ی خود از قسمت‌های مختلف اداره با اندکی تأمل روی مسئله موردنظر، سکوت و نشان دادن حالت تفکر خود و سپس ترک محل می‌توانید به خواسته خود در برطرف شدن مشکل دست پیدا کنید، مگر اینکه مشکل بسیار حاد باشد که در این مورد در قسمت‌های بعد توضیح کامل را در چگونگی مواجه‌شدن با آن بیان خواهم کرد اما برگردیم به بازدید از قسمت‌های مختلف اداره، سعی کنید به حرف‌های همکاران خود گوش دهید اما نه بیش‌ازاندازه و با کمترین کلام قول رسیدگی بدهید نه برطرف کردن چراکه اگر قول برطرف کردن بدهید و مشکل حل نشود شما خود را ناتوان جلوه داده‌اید و قول رسیدگی یعنی بررسی و شناخت قسمت‌های مختلف مسئله که می‌تواند با بررسی و مشخص شدن تضاد مسئله با مصلحت جمع، مسئله به همان صورت باقی بماند. گاهی زودتر از وقت اداری در محیط کار حاضر شوید و در دفتر خود به کار بپردازید و گاهی دیرتر از وقت اداری کار خود را تمام کنید با این روش هم بیش از معمول خود را فعال نشان می‌دهید و هم به همکاران و کارکنان اداره نشان می‌دهید برای اداره ارزش قائل هستید و درصورتی‌که از همکاری بخواهید بیشتر از وقت اداری به امور رسیدگی کند نمی‌تواند مخالفت خود را آشکار بیان کند. اگر اداره شما شیفت عصر یا شب دارد حتماً گاهی اوقات به این شیفت‌ها سر بزنید و با خوردن یک چایی در کنار همکاران به آن‌ها خسته نباشید بگویید. در استفاده از خودروی اداره نیز به همین صورت رفتار کنید یعنی اگر خودروی اداره در اختیار شخص شماست گاهی با آن به خانه بروید و گاهی آن را در اداره بگذارید، اگر پروژه‌ای در دست انجام دارید، گاهی وقت‌ها از پیشرفت فیزیکی آن دیدن کنید و در وقتی دیگر اطلاعات لازم را از ناظر پروژه بگیرید. به‌گونه‌ای رفتار کنید که همه‌جا باشید و هیچ جا نباشید. غیرمنتظره رفتار کردن شما به‌عنوان رئیس معمولاً تخلفات کوچکی را که کارمندان مخفی می‌کنند برای شما فاش می‌کند؛ واین‌چنین شما - رئیس زیرک از بعضی رفتارها و روابط در خارج از وسعت دید اداری خودآگاه می‌شوید؛ اما اصل مهم در غیرمنتظره عمل کردن آمیختن این شیوه با مهربانی است. بگذارید درحالی‌که کارکنان شما در بیم بازدید سرزده ی شمایند، دلگرم مهربانی شما نیز باشند. این بیم و امید کنترلی غیر محسوس وتشویقی ساده برای افزایش کارایی کارکنان ایجاد می‌کند.

داستان:

دوستم می‌گفت: ادارهی ما به‌صورت بیست‌وچهارساعته فعالیت می‌کرد، وقت اداری ارباب‌رجوع داشتیم، اما بعد از وقت اداری داخل اداره کار می‌کردیم و چون درها بسته بود معمولاً کارمندان با لباس راحتی و وضعی نامناسب ازلحاظ اداری، در شیفت شب فعالیت می‌کردند. هیچ‌گاه رئیس در شب به اداره سرکشی نمی‌کرد و از این لحاظ مشکلی پیش نمی‌آمد. بعد از اینکه رئیس اداره عوض شد، یک روز ساعت پنج صبح رئیس جدید به همراه راننده ی اداره برای سرکشی از کشیک شب وارد ساختمان اداره شد، من در آن زمان دمپایی پوشیده و شلوار مندرسی به پاداشتم. رئیس اداره پهلوی من نشست و وقتی شرمندگی مرا دید خیلی معمولی گفت: لباس کار در شب است دیگر. بعد ازآن برخورد من دیگر هیچ‌گاه در محیط کار نامرتب حاضر نشدم و شب یا روز هر وقت کشیک بودم با ظاهری آراسته و نظم کاری وظایف خود را انجام می‌دادم، بعد از مدتی نظم کاری و ظاهر آراسته در محیط کار برای خودم نیز ایجاد روحیه و رضایت خاطر می‌کرد.

نتیجه:

مشکل نامرتب بودن ظاهر کارمندان این اداره در شب هیچ‌گاه برای رئیس اول که وظایف خود را به‌صورت معمول انجام می‌داد مشخص نشد، اما رئیس دوم که غیرمنتظره رفتار می‌کرد، این مشکل کارکنان خود را دید و با مهربانی اجازه داد که کارمندانش رفتار خود را اصلاح کنند.